Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/-n

Assistenten/-in für die wissenschaftliche Division I (m/w/d)
In Vollzeit oder 80% Teilzeitbeschäftigung

Die Forschungsaufgaben des ISL sind in fünf Schwerpunktaufgaben (Achsen) aufgeteilt. Wir suchen für den Verantwortlichen der Schwerpunktaufgabe Nr. 1 "Energetische Materialien und Systeme" administrative Unterstützung für die Forschungsbereiche energetische Materialien, nanostrukturierte Werkstoffe, Innenballistik und Detonik.

Das packen Sie bei uns an:

• Allgemeine Korrespondenz, Entgegennahme von Telefonaten, Organisation von Meetings und Sitzungen, Vorbereitung von Dienstreisen, Ablage/Archivierung von Korrespondenz, Berichten und Publikationen des Fachbereichs, Bestellung von Büromaterial...
• Erstellung von Unterlagen der Programmplanung und Bilanz für den wissenschaftlichen Bereich der Division (SAP-Software), jeweils in Zusammenarbeit mit den zuständigen Wissenschaftlern:-innen
• Aufstellung und Layouting einer Liste der Publikation der Schwerpunktaufgabe, von Beiträgen bei Symposien und wissenschaftlichen Berichten der Schwerpunktaufgabe 1
• Organisation der Jahrestagung der Schwerpunktaufgaben (Achsensitzungen), themenspezifischer Workshops und Sitzungen zu internationalen Forschungskooperationen: Vorbereitung der "Call for paper" im wissenschaftlichen Bereich und Versendung von Einladungen und vorläufigen Programmen, Bearbeitung von Anmeldeformularen und Anträgen auf Zugangsberechtigung, Reservierung von Sitzungssälen und Anmeldungen im Firmenrestaurant, Unterstützung bei der Reservierung von Hotels für auswärtige Teilnehmer/-innen
• Aktualisierung der Kontaktdatenbank für die Ansprechpartner/-innen der Schwerpunktaufgabe 1
• Verwaltung der Arbeitsprogramme der wissenschaftlichen Gruppen in Schwerpunktaufgabe 1 für das laufende Jahr N
• Ermittlung des Bedarfs der Gruppen für das kommende Jahr, Erstellung einer Bedarfsliste, rangmäßig nach Vorgaben der Divisionsleitung. Weiterverfolgung der Anträge (Art und Beträge) im Abgleich mit den am Jahresbeginn genehmigten Listen.
• Ermittlung des Bedarfs der Gruppen für das kommende Jahr, Erstellung einer Bedarfsliste, rangmäßig nach Vorgaben der Divisionsleitung
• Unterstützung bei der Einarbeitung und Betreuung von Personal der Schwerpunktaufgabe 1 mit befristeten Verträgen ( Praktikanten/-innen, Doktoranden/-innen, Post-docs)
• Abholung und Verteilung der eingehenden und ausgehenden Post der Division

Damit überzeugen Sie uns:

• Ausbildung im Sekretariat oder Ingenieurbüro
• Berufserfahrung in der Direktionsassistenz im Bereich Forschung
• Organisations- und Kommunikationstalent
• Sehr gute Französischkenntnisse. Englischkenntnisse sind von Vorteil.

Das sind Ihre Vorteile:

• Arbeiten an einer Top-Einrichtung im Herzen Europas
• Hohe Lebensqualität im Dreiländereck Deutschland-Frankreich-Schweiz mit Schwarzwald/Oberrhein, Vogesen und Schweizer Jura. Sie können in allen drei Ländern wohnen.
• Großzügige Gleitzeitregelung, berufliche und persönliche Weiterbildung, Kantine, Parkplatz inkl. Ladestation, betriebsärztlicher Dienst, Zusatzversicherungen, Elternzeit und Teilzeitmodelle und ein umfangreiches Sportangebot

Die Besetzung der Stelle erfolgt unbefristet.

Wenn Sie sich von dieser Herausforderung angesprochen fühlen, freuen wir uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, tabellarischer Lebenslauf, Schulabschluss-, Examens- und Arbeitszeugnisse, sonstige relevante Nachweise) unter Angabe des Kennwortes „DIV-G“.

Wir freuen uns auch über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung.

Schicken Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen!

Veröffentlicht am 26.04.2024